Rechnungen: Einkauf & Logistik SWM

Rechnungen

Allgemeine Informationen

Neben den gesetzlichen Anforderungen nach §14, Satz 1 UStG bitten wir um folgende Angaben auf Ihren Rechnungen an die SWM:

Anschrift der Rechnung: Die Bestell- bzw. Abrufnummer gibt Auskunft, welches Tochterunternehmen die Bestellung getätigt hat und ist Ihr Rechnungsempfänger.
Bestell- bzw. Abrufnummer:
Um eine schnelle und zügige Rechnungsbearbeitung zu ermöglichen, geben Sie unbedingt die zugehörige SWM-Bestellnummer auf ihrer Rechnung an! Sollte die SWM-Bestellnummer auf der Rechnung nicht angegeben sein, ist mit einer deutlichen Verzögerung im Zahlprozess zu rechnen! Nehmen Sie keine telefonischen Bestellungen an, denen keine SWM-Bestellnummer vorausgeht!
Ansprechpartner:
Falls Ihre Rechnung einen Beschaffungsprozess betrifft, dem keine Bestellung zu Grunde liegt, ist die Angabe des SWM-internen Ansprechpartners unerlässlich. Hierbei bitten wir um vollständige Angabe der E-Mail-Adresse des Bestellers.

Elektronisches Rechnungsverfahren: eInvoice

Rechnungen und Gutschriften in Papierform verursachen hohen Verwaltungsaufwand und immensen Papierverbrauch. Um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und eine schnellere Rechnungsbearbeitung und Überweisung zu gewährleisten, verarbeiten wir neben dem eInvoicing über Taulia auch weiterhin per E-Mail übermittelte Rechnungen in PDF-Form elektronisch.

Voraussetzung für das sogenannte eInvoice ist, dass Ihre Rechnungen allen gesetzlichen erforderlichen Angaben zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug (vgl. § 14 Abs. 4 sowie § 14a UStG) enthalten.

Damit dies reibungs- und problemlos abgewickelt werden kann, bitten wir Sie, folgende Prozessanforderungen einzuhalten:

Rechnungen müssen als PDF-Datei (bestenfalls Version 1.7) bzw. PDF/A-Format bei uns eingehen.
Die E-Mail darf nicht größer 20 MB sein.
Wenn Ihre Rechnung eine Anlage enthält, so senden Sie bitte alle Unterlagen in einer PDF-Datei (z. B. bei einer Handwerkerrechnung den Arbeitsbericht, oder bei Honorarrechnungen den Stundennachweis).
Die übermittelten Dateien dürfen nicht kennwortgeschützt sein.

Für Rechnungen aus dem Gutschriftsverfahren (ERS) findet das eInvoice-Verfahren keine Anwendung.

Bitte senden Sie Ihre Rechnungen an:
E-Mail-Adresse: inbox@e-invoice.swm.de

ZUGFeRD/XRechnung

Generell ist das Ziel nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Das heißt, dass wir die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten können und zwar auf Basis von strukturierten Daten.

Mit der Veröffentlichung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16.04.2014 wurde im Laufe der Zeit zum einen die elektronische Rechnungsstellung gestärkt und zum anderen elektronische Standardformate für Rechnungen in den EU-Ländern festgelegt. In Deutschland gelten die beiden Standards ZUGFeRD (ab Version 2) und XRechnung.

Sie können bereits Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnungen stellen?

Sie haben XRechnung/ZUGFeRD oder andere Formate im Einsatz oder würden sich über die Übermittlung von strukturierten elektronischen Rechnungen unterhalten?

Wir arbeiten gerne mit Ihnen eine effizientere Verarbeitung der Rechnungen aus.
Telefon: 089 2361 – 4402
E-Mail: Service-e-invoice@swm.de.

Sie können bereits ZUGFeRD-Rechnungen stellen?

Bitte senden Sie Ihre Rechnung an das Postfach:
E-Mail-Adresse: inbox@e-invoice.swm.de

Es garantiert Ihnen die schnellstmögliche Verarbeitung der Rechnung und somit der termingerechten Überweisung des Rechnungsbetrages zum Fälligkeitstag.

Sie haben XRechnung/andere Formate im Einsatz oder würden sich über die Übermittlung von strukturierten elektronischen Rechnungen unterhalten?

Wir arbeiten gerne mit Ihnen eine effizientere Verarbeitung der Rechnungen aus.
Telefon: 089 2361 – 4402
E-Mail: Service-e-invoice@swm.de.

Gutschriftsverfahren

Die Stadtwerke München setzen bei Lagermaterialbestellungen und katalogisierbaren Liefer- und Dienstleistungen verstärkt auf die Zahlungsabwicklung im Gutschriftsverfahren.

Dieses automatische Abrechnungsverfahren basiert auf Wareneingängen, die nach der Leistungserbringung im ERP-System der Stadtwerke München gebucht werden. Bei der automatischen Wareneingangsabrechnung (ERS = Evaluated Receipt Settlement) wird mit dem Kreditor vereinbart, dass dieser zu einem Bestellvorgang keine Rechnung erstellt. Stattdessen wird der Rechnungsbeleg automatisch auf Grundlage der Daten aus der Bestellung und Wareneingängen dazu gebucht.

Damit sind Rechnungsabweichungen ausgeschlossen.

Sollten Sie eine Frage zum Gutschriftsverfahren oder zu eine Gutschriftsanzeige haben, können Sie sich an folgende E-Mail-Adresse wenden: service-gutschriftsverfahren@swm.de

Zahlungsverkehr und Mahnungen

Stammdaten zur Zahlungsabwicklung

Bitte teilen Sie uns unverzüglich Änderungen ihrer Bankdaten, Adresse oder Umfirmierungen auf Ihrer Rechnung mit. Sollte hierüber keine Mitteilung erfolgen, können wir keine Garantie für die ordnungsgemäße Zahlung übernehmen.

Freistellungsbescheinigungen zum Steuerabzug bei Bauleistungen gemäß § 48b Abs.1 Satz 1 des EStG, sind an folgende E-Mail-Adresse zu senden:
service-e-invoice@swm.de

Sollte nach Ablauf der Gültigkeit keine Folgebescheinigung bei uns eingehen, werden die Zahlungen gestoppt, bzw. rausgezögert bis uns die neue Bescheinigung vorliegt.

Zahlungsavise

Zahlungsavise werden bei den SWM automatisch per PDF an eine registrierte E-Mail-Adresse versendet. Zahlungsavise werden ab der 2ten Rechnungsposition elektronisch erstellt.

Bitte lassen Sie sich für die Zusendung der Zahlungsavise registrieren unter:
service-e-invoice@swm.de

Sollten Sie ein Zahlungsavis wünschen oder Fragen zu einem Avis haben, finden Sie unter Kontakte den entsprechenden Ansprechpartner.

Mahnungen

Sollten Sie eine Mahnung an die SWM versenden, so beachten Sie hierbei bitte, dass Sie Ihre Rechnungsnummer, Betrag und falls bekannt Bestell- oder Abrufnummer angeben. Ansonsten können wir eine Bearbeitung nicht garantieren.

Bitte senden Sie uns pro angemahnte Rechnung jeweils eine Mahnung.

Kontoübersichten werden nicht als Mahnung anerkannt.

Sie können uns Ihre Mahnung auch im PDF-Format an die E-Mail-Adresse service-e-invoice@swm.de senden.

Mahnungen zu Abrechnungen aus dem Gutschriftsverfahren senden sie bitte als PDF an service-gutschriftsverfahren@swm.de.

Wenn Sie Fragen zu Mahnungen haben, können Sie sich darüber hinaus unter Kontakte an den entsprechenden Ansprechpartner wenden.